5W2H: SAIBA TUDO SOBRE ESSA MARAVILHA!

“O 5W2H é uma ferramenta administrativa que vai auxiliar a vida do empreendedor que está gerindo ou querendo começar a sua empresa.”

Fonte: Portal Administração

Fonte: Portal Administração

 

Pode parecer mais uma das milhares de moléculas que estudamos em química, mas o 5W2H é, na verdade, um checklist de atividades específicas -uma ferramenta de qualidade que podemos utilizar na gestão da organização-, que foi inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade.

Trata-se de um plano de ações simples e eficaz utilizado na execução de tarefas com eficiência e na agilidade de solução dos problemas, na tomada de ações corretivas e preventivas e na elaboração de planos e atividades, visando um aumento de produtividade e identificando os elementos necessários que deverão conter no projeto. Ao utilizar este conceito para montar um plano de ação, a empresa elimina todas as dúvidas que possam surgir na hora de criar e tornar as diretrizes conhecidas por sua equipe.

As sete perguntas utilizadas, que também são um acrônimo para representar as diretrizes utilizadas para a formatação do plano sobre a atividade a ser executada, são:

  • What? (O que fazer?):Descreva as etapas de um sistema ou processo.
  • Why? (Por que fazer?):Justifique.
  • Where? (Onde vai ser feito?):Local ou área a ser realizado o processo, sistema ou produto em questão.
  • When? (Quando vai ser feito?):Data da execução.
  • Who? (Quem vai fazer?):Responsável pela ação.
  • How? (Como vai ser feito?):Qual o método, procedimento ou sistemática  que será utilizado.
  • How much? (Quanto vai custar?): Cálculo do custo estimado.

 O 5W2H se destaca das outras metodologias de gestão por ser simples, completo e eficiente, além de ser dinâmico, pois permite ajustes e modificações pontuais mesmo depois que o plano de ação é colocado em prática. O conceito pode ser usado por qualquer pessoa, com foco empresarial ou individual e pode ser aplicado tanto em uma área específica da empresa ou equipe como também para toda a organização. Sua estrutura se assemelha de certa forma com a velha máxima “dividir para conquistar”. Ou seja, há diversos níveis de planos de ação. O que importa é a ordem com que cada ação será tomada, assim como o fato de o cronograma estar contemplado no plano.

Fonte Movimento Empreenda

Fonte Movimento Empreenda

Como fazer?

“Comece utilizando o 5W2H como uma espécie de formulário a ser preenchido para a elaboração e para a execução das ações. Nele, você deve atribuir as funções para cada membro da equipe e, também, determinar o modo como cada atividade deverá ser feita. Ali, devem constar os motivos pelos quais cada ação deve ser realizada e também os prazos para elas serem concluídas, além de orientar como devem ser feitas e estimar os custos envolvidos.

A simplicidade e a praticidade de utilizar o 5W2H devem servir para agilizar o plano de ação e também a comunicação com a equipe. Aproveite isso para engajar seus colaboradores, mostrando a eles que a eliminação das dúvidas será muito benéfica para todos, bem como esta ferramenta pode se complementar às técnicas já existentes para análise de negócios.

Caso você ainda não esteja utilizando 5W2H para montar seu plano de ação, comece a refletir sobre as atividades que poderiam ser formalizadas com esta ferramenta, bem como em quanto ela poderia facilitar e agilizar o processo de colocar ações em prática.

Você irá perceber que esta ferramenta é excelente para formalizar o planejamento e conduzir a tomada das ações, dando um norte para toda a equipe, facilitando o acompanhamento do desempenho das pessoas. Também, a comunicação com sua equipe tende a melhorar, afinal, todas as dúvidas possíveis são sanadas com o preenchimento do formulário.”

Referências Bibliográficas:

Entenda melhor o conceito de 5W2H e como ele se relaciona com o planejamento estratégico. – Disponível em: http://www.venki.com.br/blog/5w2h-conceito/

 5W2Hs: Como fazer um plano de ação. – Disponível em: http://blog.qualidadesimples.com.br/2013/09/02/plano-de-acao-usando-5w2h/

Assessora de Conteúdo: Laísa Pitassi Zanon (UFRRJ)