GERECIAMENTO DE PROCESSOS: CICLO PDCA

Primeiramente, processo é qualquer encadeamento de atividades realizado para alcançar um resultado. Diferentemente do senso comum, um processo não se limita a operações produtivas ou industriais, abrangendo qualquer tarefa que exija uma subsequência de ações.

Contudo, se um processo não for bem gerenciado, este demandará muito esforço para pouco resultado. A ausência de uma rotina de trabalho bem estruturada implica em um excesso de falhas e perdas, além de dificultar as atividades dos profissionais envolvidos. Assim, o Gerenciamento de Processos surge como uma estratégia de estruturação organizacional, de forma a sistematizar a execução das tarefas, ampliando a performance do setor, por meio da redução de falhas, tempo operacional e, principalmente, custos.

O princípio do gerenciamento de processos fundamenta-se no monitoramento e controle dos fatores que compõe o processo, visto que o conhecimento de todas as fases que compõe um processo não é suficiente para assegurar bons resultados. Faz-se necessário a sistematização de fatores como: Mão de obra, Máquina, Método, Meio ambiente, Medidas e Materiais.

Diante da complexidade que se encontra para sistematizar estes fatores que comprometem os bons resultados de um processos, estruturou-se 4 etapas para executar o gerenciamento em qualquer tipo de processo, sendo conhecido como Ciclo PDCA.

O nome Ciclo PDCA surge do circuito aplicado para melhoria contínua dos processos, o qual consiste: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act). O emprego desta metodologia destacou-se por permitir que processos sejam planejados, executados, confiram bons resultados e, ainda, sejam capazes de prever e solucionar falhas.

Desta forma, o Ciclo PDCA consiste em:

1 – Planejar

Nesta fase define-se os objetivos e metas para o processo em questão, de forma que o planejamento deve ser composto pelos seguintes passos:

  • Identificação do Problema
  • Estabelecimento de Metas
  • Análise do Fenômeno
  • Análise do Processo
  • Plano de Ação

2 – Fazer

A segunda fase consiste em implementar do plano elaborado na etapa de planejamento e acompanhar o seu progresso. Contudo, é importante avaliar a viabilidade de execução do plano de ação, caso não seja possível executá-lo, será necessário retornar à fase anterior e verificar os motivos que levaram a falha. Em contrapartida, se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.

3 – Checar

Após a implantação, os processos são analisados através de ferramentas adequadas, para verificar se cada processo cumpre aquilo que foi proposto no planejamento. É nessa fase que poderão ser encontrados erros ou falhas no processo. É de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística, assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos.

4 – Agir

Nesta etapa, faz-se a ponderação dos resultados obtidos. Caso todas as metas tenham sido atingidas, adota-se o plano de ação aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, atua-se corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas, por meio de correção de falhas e implantação de melhorias imediatas, fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado até que todas as metas sejam atingidas.

É fundamental que o gerenciamento de processo seja eficiente para gerar bons resultados, caso contrário, só dispenderá esforço. Assim, faz-se importante a aplicação da metodologia de Ciclo PDCA, a qual estrutura todas as ações referentes ao gerenciamento.

Desta forma, observa-se que a estruturação de um gerenciamento de projetos é essencial para que cada atividade planejada atinja metas e objetivos de forma eficaz. Independente do ramo de atuação, o gerenciamento apresenta-se como uma excelente solução para trazer bons resultados e, consequente, maior rentabilidade à atividade.

REFERÊNCIAS

PDCA

Processos de Gerenciamento de projetos: conheça os 5 grupos

Processos Planejados – Saiba como funciona a metodologia PDCA